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Foto: A.Vialatte

Hay una motivación común a todo consumidor y que es especialmente determinante a la hora de inscribirse a un evento: Cuanto más barato me salga, mejor.

Es algo a lo que se saca provecho con los cambios de precio, pero que no tiene una sola manera de hacerse sino distintas variantes que funcionan mejor o peor según el éxito del evento o la manera que tenga de comunicar.

Por cupos de participantes.

Se establece un número concreto de inscripciones a un precio determinado, en el momento ese cupo se llena se pasa al siguiente con un precio superior y así hasta un tercer cupo con el precio más alto.

Por un lado es interesante desde el punto de vista de la previsión de ingresos, tendremos claro cuanto vamos a ingresar en caso de llenar.

Es también una buena manera de crear sensación de urgencia, puesto que podemos comunicar cuantas inscripciones quedan hasta el cierre del cupo para así provocar que se agoten antes, y luego anunciamos que “ya se han agotado las primeras 500 plazas” alimentando más la sensación si cabe.

Pero a nivel de comunicación presenta un inconveniente, y es que no controlamos los tiempos de cuando se van a agotar impidiéndonos el publicar los mensajes que provocan urgencia en momentos clave (principios de mes cuando la gente ha cobrado). 

También puede resultar problemático el hecho de que, en caso de no llenarse, los ingresos serían menores respecto a otros sistemas que penalizan el inscribirse a última hora. 

Por ejemplo: Un evento cuyo primer cupo son 200 inscripciones, el segundo 500 y el tercero 500 más tendrá menos ingresos con 400 inscritos (no se llega al tercer cupo) que un evento cuyo precio suba el mes antes de cerrar inscripciones.

Eventos que aplican este sistema con éxito llenando todos los cupos son la Mediterranean Epic BTT y Polar Gran Fondo La Mussara.

Por cupos de participantes + Fechas

Al igual que el anterior sistema se establecen unos cupos a llenar, con la salvedad que estos tienen fecha de caducidad, subiendo el precio bien porque se llenan o porque llegan a la fecha de subida de precio.

Tiene la ventaja de aumentar aún más si cabe la sensación de urgencia teniendo algo más de control sobre el calendario para poder comunicar en momentos clave (en caso de no llenar el cupo).

Por contra puede resultar algo confuso para el potencial participante, al no ser fácilmente explicable a través de un simple gráfico.

El ejemplo más claro de uso y cumplimiento de objetivos de este sistema es la Titan Desert, si bien cabe tener en consideración de que se trata de un evento cuyo coste superior hace que la toma de decisión a la hora de comprar un dorsal sea más meditada y dilatada.

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Por fechas.

Se establecen unas fechas clave en las que el precio subirá, siendo estas determinadas por cuestión de conveniencia por parte del organizador.

La gran ventaja es el control que se tiene sobre el calendario, lo que permite establecer periodos “early bird” (primeras 24 horas o primera semana) que tienen un gran impacto, para luego modular la comunicación (y la inversión) de cara a las siguientes subidas de precio o cierre de inscripciones.

Al igual que los anteriores este sistema favorece al que adelanta su inscripción, pero penaliza especialmente al que se espera a última hora, aumentando así los ingresos.

El único pero es que se debe saber distribuir muy bien el presupuesto disponible, gastando en las épocas que mayor impacto tiene (aperturas, subidas y cierre) y no empecinarse en querer forzar en momentos en los que no va a resultar rentable (finales de mes y periodos vacacionales).

Si lees habitualmente este blog sabrás que es el sistema que utilizo (y defiendo) habitualmente, en este post tienes más detalles de cómo aplicarlo.

Tanto en La Indurain, Las Murallas Pamplona y en otros eventos que he gestionado se utiliza o ha utilizado este sistema, el cual ha batido récords de inscripciones en gran parte de ellos.

¿Cómo gestionar las inscripciones cuando tienes el «sold out» asegurado?

Cuando un evento tiene el «sold out” asegurado es muy fácil vender invirtiendo poco, pero puedes encontrarte el problema de morir de éxito al tener una excesiva demanda, con lo que el sistema anterior colapsa.

Por sorteo.

En Octagon (encargados de la explotación de la Quebrantahuesos) supieron convertir este problema en una oportunidad organizando un sorteo entre todas aquellas personas interesadas en la marcha pirenaica.

Estas pagan 4€ para entrar en el sorteo y si resultan agraciadas además abonarán el precio de la inscripción.

Aquellas que no resulten ganadoras tendrán la opción de participar en la Treparriscos (el medio fondo) y si no han conseguido plaza para la Quebrantahuesos durante 3 años consecutivos tienen inscripción directa.

Los inscritos a la Treparriscos tienen la plaza asegurada para el año siguiente en la Quebrantahuesos, previo pago del dorsal obviamente.

Es un sistema que suscita descontento en alguna gente, pero que llevan usando durante años debido a que tienen el lleno asegurado.

A la carrera.

Se establece un día y una hora de apertura de inscripciones y se cierra cuando se vendan todos los dorsales, así de simple.

Las ventajas son que en unas pocas horas el evento se llena, se anuncia como un éxito de participación (otro año más) y se ahorra dinero en marketing y comunicación.

Pero el día y la hora elegidos nunca van a ser del agrado de todo el mundo y habrá gente que se quedará fuera, con las quejas que ello conlleva.

Además puede darse una saturación de los servidores de la plataforma de inscripciones que impide que gente que llega a hora no pueda formalizar la inscripción por bloqueo de la página web.

Durante el tiempo que me ocupé de la gestión del marketing de Lagos de Covadonga Ride se pasó de cerrar en 3 meses a cerrar en 3 días, por suerte esto no provocó una saturación del servidor, pero sí el hecho de que mucha gente se quedase fuera con las consiguientes quejas. 

Entonces se decidió premiar a aquellos que participaran en el medio fondo con la reserva de una plaza para el gran fondo al año siguiente, al igual que sucede en la Quebrantahuesos con la Treparriscos.

¿Qué estrategia comercial crees que es la idónea?

Me interesa conocer tu opinión.

Aumenta los inscritos a tu evento de manera estratégica.