Hoy quiero compartir algo que muy poca gente airea en público: un proyecto que no salió como se esperaba.

Más allá de flagelarme para disfrute del lector voy a hacer algo mucho más productivo y edificante, analizar los motivos por los que el evento no ha captado los inscritos deseados y proponer acciones de mejora.

Ficha del paciente

Nombre: Gran Fondo Pamplona-Iruña.

Tipo de evento: Marcha cicloturista de carretera.

Fecha: Domingo 19 de Mayo.

Recorridos:

  • Gran Fondo: 177 km – 3.400 m+
  • Medio Fondo: 105 km – 1.900 m+

Plan de Precios:

  • Del 1 de Febrero al 11 de Abril: Federados: 27€ | No Federados: 34€
  • Del 12 de Abril al 17 de Mayo: Federados: 37€ | No Federados: 44€

Historial clínico

Ediciones: 4

Inscripciones por edición:

  • 2015: 1.024 inscritos | 19 semanas de periodo de inscripción.
  • 2016: 800 inscritos | 16 semanas de periodo de inscripción.
  • 2017: No se celebra.
  • 2018: 673 inscritos | 18 semanas de periodo de inscripción.

Objetivo para 2019:

  • 973 inscritos | 15 semanas de periodo de inscripción.

Resultados 2019: 708 inscritos.

¿Qué ha pasado aquí?

Hay una serie de factores que han propiciado la baja inscripción a Gran Fondo Pamplona-Iruña.

Mi error el primero de ellos, pues fijé la segunda fecha de cambio de precio estuvo demasiado cercana al cierre de inscripciones. Esto provocó que aquellas personas que tenían pensado inscribirse a última hora adelantasen el desembolso, privándonos en parte del “subidón” de las últimas dos semanas.

Otro factor que afectó muy seriamente a las inscripciones de última hora fue el clima. Durante la semana previa no paró de llover, siendo el día de la marcha uno especialmente lluvioso. Visto este panorama el número de inscritos de las dos semanas previas al evento pasó de una media de 180 inscritos (datos de años anteriores) a 86 en 2019.

El factor más determinante ha sido la fecha

El domingo te limita geográficamente, pues acabar un Gran Fondo como este y luego tener que conducir 2, 3, 4 o 5 horas para volver a casa y trabajar al día siguiente no es algo muy atractivo.

Si se celebra en sábado abres la posibilidad de que gente de más lejos se inscriba dado que viajan en viernes y domingo, pudiendo descansar (y premiarse) justo después de la marcha.

Los datos así lo demuestran, más del 80% de los inscritos eran de Navarra o País Vasco.

Además ese mismo fin de semana se celebraron más eventos que compiten por el calendario: Half Triatlón de Pamplona, La Mussara, Los 10.000 del Soplao, Desafío Puertos de Guadarrama y la Clásica Haimar Zubeldia.

Por último el corto periodo de inscripciones afectó seriamente al recuento final. Si bien la apertura, los cambios de precio y el cierre son claves, las “épocas valle” que hay entre estos forman la larga cola que supone un grueso importante de la captación. Cuanto más periodo de inscripciones mejor, siempre que haya promoción.

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¿Qué medidas se deben tomar?

Trasladar el último cambio de precio a 2 meses antes, dándole verdadero valor a los que se anticipen en la inscripción y sacando más margen de las últimas.

Aumentar el periodo de inscripción, llevando una comunicación más sostenida en el tiempo, más pedagógica e informativa que de venta.

Cambiar la fecha, pasar a sábado en primer lugar, y buscar un fin de semana en el cual no haya tanta concentración de eventos en segundo. Lamentablemente el calendario está saturado y esto último se antoja complicado.

Doy las gracias a M2 Eventos por dejarme compartir estos datos y conclusiones. Ahora bien espero no tener que compartir ningún otro caso clínico en el futuro, significa que habremos aprendido de los errores.

¿Crees que algún otro factor ha podido influir en el resultado?

Me gustaría conocer tu opinión.