Foto: J.Mitchell
Una pregunta recurrente que me hacen organizadores de eventos es ¿cuando debe arrancar la campaña de captación de inscritos de la próxima edición?
Mi respuesta siempre es «cuanto antes mejor», y sinceramente bajo mi punto de vista la campaña para la siguiente edición empieza en el momento arranca la edición en curso. Sí, dentro del mismo evento.
Al fin y al cabo tienes a gran parte de tu público reunido en un lugar y, si el evento sale bien, este público estará satisfecho y muy receptivo a repetir.
Ya sabes lo que dice la máxima “es más fácil (y barato) fidelizar a un cliente que captar a uno nuevo”. En este post quiero compartir algunas ideas y estrategias para ayudar a la hora de planificar una apertura.
Super early bird
El primero de todos va ligado a la oportunidad de aprovechar que tenemos a la gente en el evento y, a priori, más permeable a las ofertas.
El concepto early bird (el pájaro que madruga se lleva el gusano) es algo que se tiene muy interiorizado dentro de cualquier estrategia de captación de inscritos para eventos, y no sólo en el mundo del deporte.
En este sentido se me ocurren unos ejemplos reales en los que he participado de un modo u otro.
Benidorm Half
En esta media maratón se produjo un cambio de fechas que separaba 2 ediciones (2021 y 2022) en sólo 4 meses.
Para intentar adelantar al máximo las inscripciones ante tan escaso periodo para promocionar el evento propuse lanzar un precio muy reducido exclusivamente a aquellas personas que fuesen a participar en la edición en curso.
Pero esta oferta no podía disfrutarse en cualquier momento, únicamente durante 48 horas (el día de la prueba y el día después).
Era una manera de que el ambiente del evento y la ciudad les contagiara para repetir, unida a la creación de FOMO Fear of Missing Out (miedo a quedarse fuera).
Taronja Games
En este evento del entorno del Crossfit sus participantes están durante el desarrollo de la prueba dentro de un mismo recinto.
Sugerí a la organización una manera de intentar captarlos de cara a la siguiente edición mediante un pre registro con el que asegurarse derecho a tanteo de las plazas. Simplemente un QR en el que dejaron sus datos en un formulario.
De este modo el organizador ya ha captado una base de datos de gente que ha mostrado una disposición y se pueden lanzar acciones concretas con ellos.
Captar correos y explotarlos
Enlazando con el anterior ejemplo hay otras ocasiones en las que crear anticipación resulta más complicado, especialmente si se trata de un evento que pretende celebrar su primera edición.
Mediterranean Epic Gran Fondo
Es uno de los problemas al cual nos enfrentamos cuando se anunció la primera edición de esta marcha cicloturista en Castellón: no se disponía de fecha, ni de recorrido, ni siquiera de sede. Pero había un par de aspectos que jugaban a favor del evento.
El primero de ellos el hecho de que en aquel entonces no había ninguna otra cicloturista programada en la provincia, con lo que se generó bastante expectación con el simple anuncio del evento.
El segundo fue el contar con ambassadors de la talla Pedro Delgado e Ibón Zugasti, y con Kiko García como director técnico, lo que añadió aún más interés.
En ese momento, sin fecha de evento y sin fecha de apertura de inscripciones lo más lógico que se me ocurrió fue captar correos a través del contenido que se pudo crear con los ambassadors.
A la gente que se inscribía en la lista de correo se le prometió que se enterarían antes que nadie de cualquier noticia sobre el evento, y así fue.
Por cada anuncio que se hacía en redes sociales los suscriptores recibían 1 o 2 días antes la información en el correo.
En un primer momento se trató de la sede del evento (salida y llegada), lo que hizo que se especulara ya sobre el recorrido. Luego se lanzaron altimetrías mudas de ambos recorridos (medio y gran fondo) con lo que algunos ya se hicieron sus cábalas sobre los puertos que se subirían.
Más tarde se dieron altimetrías, esta vez ya con nombre, de puertos concretos, indicando a su vez en cual de los recorridos iba a figurar.
Todo esto junto a contenido de los ambassadors y el anuncio de las fechas clave (evento y apertura de inscripciones) hizo que durante casi 5 meses se generara una expectación tal que la cicloturista fue sold-out en el día del lanzamiento.
Esta circunstancia no es consecuencia directa de esta campaña de creación de anticipación (ni mucho menos me voy a atribuir el mérito) sino de muchos factores que se juntaron en una sola campaña: la provincia, los ambassadors, la organización que ya era conocida por otros eventos, etc.
Estos han sido 3 casos en los que he tenido la oportunidad de poner mi grano de arena para poder arrancar con fuerza una campaña de captación de inscritos.
Hay muchas manera de hacerlo y todas aportan en mayor o menor medida a esa sensación de que “llega algo de lo que tengo que formar parte”.
Una sensación que a cualquier organizador le gustaría provocar en su público objetivo.
