Foto: ASO/PBallet

La comunicación de un evento deportivo a través de los medios digitales es tan sencilla de criticar (debido a su exposición) como complicada de planificar y gestionar.

En este artículo voy a dar 5 claves aprendidas “a base de palos” trabajando en eventos como La Vuelta, la París-Roubaix, el Rally Dakar o la Titan Desert.

Son esta clase de proyectos los que te curten y te permiten dar una visión global de aquello que es importante.

Entender el evento (y al espectador).

Qué sucede, dónde sucede y cuando sucede. Sin tener claras estas 3 cosas no se puede planificar y por tanto realizar una cobertura adecuada.

A esto cabe sumarle lo que espera el espectador, en qué formatos y dónde (Web, App, Live Ticker, RRSS…)

Por ejemplo considero que La Vuelta no es un evento, son 3 eventos diarios (salida, carrera y meta), dentro de cada uno de ellos hay que comprender cuales son los puntos de interés y el contenido adecuado a cada uno de ellos:

  • Fotos de los corredores firmando.
  • Vídeos de entrevistas pre-carrera, subtitulados.
  • Quote destacada con una foto de fondo, para publicar durante la carrera.
  • SloMo del sprint final.
  • Fotos de la bici del ganador.
  • Vídeo del último kilómetro.
  • Vídeo de entrevista al ganador.

Tener claro qué tipos de contenidos y qué temáticas son las que funcionan hacen que surjan curiosidades como esta, uno de los vídeos más vistos de La Vuelta 17:

Capacidad de producción de material multimedia

Hay que ser consciente de las limitaciones a la hora de producir y sobre todo procesar el contenido que se crea.

Empezando la toma de imágenes, esta puede ser directamente de la señal de TV (como en el ejemplo anterior) esto requiere no sólo de la propia producción de la señal, pero además una persona que se dedique a cortar los segmentos adecuados y enviarlos al CM (Community Manager).

También se puede realizar toma de imágenes a través de cámaras de acción, lo cual conlleva una post-producción bastante laboriosa, o directamente desde el smartphone, se pierde en calidad pero se gana en versatilidad e inmediatez.

De hecho el Smartphone es la herramienta perfecta para ciertos contenidos como este en los que se debe captar, editar y publicar en muy poco espacio de tiempo:

Anticipación

Sobre el papel todo se ve muy simple (hago el vídeo, lo recorto desde el smartphone, se lo envío al CM y ya se encarga él). Pero sobre el terreno las cosas son muy distintas. 

Eventos en movimiento en localizaciones extremas como el Rally Dakar o la Garmin Titan Desert son el mejor ejemplo.

No sólo la arena y inclemencias meteorológicas afectan, debido a malas experiencias me vi obligado a acuñar un concepto llamado “Desierto Digital”, este no alude a las dunas, sino a enormes zonas geográficas en las que hay 0 cobertura de datos y por tanto un posible silencio en los canales digitales.

¿Qué sucede cuando se sale de un Desierto Digital? Que toda la información llega de golpe, debe ir siendo procesada (subtítulos formatos, cortinillas…) y saliendo cuanto antes mejor. Es por ello que resulta básico anticiparse con lo siguiente:

  • Guardar contenido por si acaso nos vemos en un Desierto Digital y hay que “tirar de archivo” para contar lo que sucede.
  • Plantillas PSD para las gráficas, fácilmente editables.
  • Plantillas de Edición de Vídeo, con cortinillas, pistas de subtítulos y formatos de salida preparados).
  • Plantillas de los copys de cada uno de los tipos de contenido (entrevista, clasificaciones, anuncio del ganador de etapa, etc.)
  • Excel de participantes con todos sus handles en RRSS.
  • Pestañas del navegador fijas con todas las fuentes de contenido (Repositorios de foto y vídeo, Whatsapp, Telegram, Tracking de participantes, Drive, FTP’s de fotógrafos…)
Estas eran todas las pestañas que tenía abiertas simultáneamente durante la Garmin Titan Desert

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Monitorización

Aunque esto bien cabe en el anterior apartado quiero hacer una mención especial ya que diseñar un buen sistema de escucha a través de listas de Twitter con los equipos y participantes es clave, por dos motivos:

Reaprovechar contenido que los equipos o participantes creen.

Desde la organización de un evento rara vez se tiene acceso a lugares “privados” de los equipos, aún así lo que en estos suceda también forma parte de la carrera, es por ello que “estar al loro” de lo que van colgando ayuda a enriquecer el relato que hacemos de la carrera.

Monitorizar posibles problemas o conflictos.

Las RRSS son un canal bidireccional (no sólo en cuanto a interacción), muchas veces la propia organización del evento se entera de algo que sucede dentro del mismo a partir de Tweets o publicaciones de terceros.

Por este preciso motivo no me sorprendió lo que vi cuando entré en el camión del VAR de una carrera ciclista. Entre los muchos monitores que había con imágenes de la producción de TV, había uno que me resultaba familiar: Era una pantalla con TweetDeck, monitorizaban a los equipos, los corredores y los hashtags del evento.

Improvisación

Es de esperar que en eventos itinerantes sucedan cosas inesperadas, desde Desiertos Digitales hasta caídas de red y/o satélite, dificultades para cargar los dispositivos, accidentes varios o simplemente nieve y frío.

Es por ello que, a pesar de que la planificación es vital, hay momentos en los que la improvisación resulta clave.

He perdido la cuenta de las veces que carreras de renombre se han visto obligadas a realizar capturas de pantalla de TV porque los fotógrafos no podían enviar las imágenes al FTP. Y no ahondaré mucho en las Instagram Stories, dónde la improvisación y la espontaneidad es en gran parte su mayor valor.

Un Grand Tour son 21 días, y por suerte no son nada “aburridos” en cuanto a sorpresas.

Estas son sólo 5 claves ¿Se te ocurre alguna más?

Me interesa mucho tu experiencia.